辻・本郷ビジネスコンサルティング株式会社

出張の「見える化」で災害時の安全管理も実現。全国出張型コンサルが選んだ出張統制

AI Travelの導入後で

誰がどこへ出張しているか

把握

部門別出張交通費

見える化

災害時の安否・所在把握

可能に

国内出張

首都圏発

課題

①承認フローがなく、誰がどれくらい出張しているか把握できない状況だった
②社員が個人で予約手配を行い、出張の詳細情報が見えなくなっていた
③部門別の出張交通費が見えず、出張費の使い道が不明瞭となっていた

効果

①承認フローが構築され、誰がどの案件でどの企業に訪問しているかが可視化された
②チャットコンシェルジュやレコメンドにより、予約手配がスムーズになった
③部門ごとに月の出張交通費が見えるようになり、予算がクリアになった

展望

出張手配の手間を削減して社員が生産性の高い業務に集中できる環境を整え、災害時の安全管理体制も含めた組織的な出張運用を推進する

キーワード

出張の可視化コンプライアンス対応多拠点・海外対応出張・経費申請の効率化

お話を伺った方々

秋山様

二井様

事業継承やM&Aをはじめ、経営全般に対するコンサルティングを提供する辻・本郷ビジネスコンサルティング株式会社。グループ会社が全国60拠点を構える税理士法人とのネットワークや地方銀行からの紹介を背景に、コンサルタントが週の半分を出張に費やすほど出張頻度が高いものの、承認フローが存在せず社員の個人手配に依存していたため、誰がどれくらい出張しているかを把握できない状況にありました。AI Travelの導入により、誰がどの案件でどの企業を訪問しているかの可視化、部門別の出張交通費の把握、災害時における出張者の安全確認体制の強化を実現しています。その選定の背景と運用の手応えについて、秋山様、二井様にお話を伺いました。

出張が多い業務なので、コンサルタントの出張管理を強化したい

– 貴社の事業について教えてください

秋山様：
お客様の事業承継のお手伝いや事業のご支援など、経営全般に対するコンサルティングを行っています。グループ会社が税理士法人で、4年前まではグループ会社でコンサルティング事業をやっていたんですが、事業承継などで引き合いがどんどん増えてきたため、4年前に分社して現在の形になりました。グループ会社が全国に60拠点ほどあるのでその関係や、地方の銀行とのお付き合いでお客様をご紹介いただくことが多いんです。そのため、北海道、東北、九州、名古屋を中心とする中部地区など全国各地に赴いてコンサルティングサービスを提供しています。

二井様：
コンサルタントは週の半分くらい出張で出払っていて、基本オフィスにいないと思ったほうがよいくらいです。

– AI Travelを導入したきっかけは何ですか？

秋山様：
AI Travelを使う以前は、グループ会社が使っている旅行代理店のシステムを使って出張手配を行っていました。
予定表を見ればある程度はわかりますが、出張に行く頻度が多いので、誰がどこに行っているかまで詳細がわからないという状況でした。また、以前は承認フローがなく、出張する社員が自分で予約手配を行う形だったので、誰がどれくらい出張しているかもわからない状況でした。無駄に出張しているとは思っていないですが、出張に関する全体像が見えなかったので、出張自体の詳細情報を見えるようにすることと、ワークフローで出張承認を入れなければと思っていました。

ワークフローが変わったことで、社員の出張意識にも変化が

– AI Travelのご利用状況と感想を教えてください

秋山様：
AI Travelを導入したことで、誰がどの案件でどの企業に訪問しているかがわかるようになりました。結果的に、月の出張交通費も部門ごとに見えるようになって、部門間の予算がクリアになりました。承認したマネージャごとに、この部署のコストだよねというのがわかるようになって、出張費の使い道の詳細が見えるようにはなったのは大きいです。

二井様：
AI Travelは、出張依頼で詳細をお願いする際にコンシェルジュとチャットでやり取りをするんですが、チャットなので気軽に言いやすいし、細かい部分までフォローしてくれるんです。新幹線の予約手配をするときに、最初の頃は窓側がいいとか要望をチャットで書いていたんですが、途中からは座席の希望をシステム画面で選択できるようになりました。また、人によって窓側、通路側の座席希望や、エスカレーター付近の車両がよいなど要望が異なるんですが、以前に選んだ記録が残っていて、それをもとにレコメンドしてくれるなどどんどん予約手配が進化していくんです。そういうときに「AIなんだな本当に」と実感することがあります。

– 出張に関して社員の方の変化があれば教えてください

秋山様：
承認フローを導入したことで、出張の詳細を見るようになったマネージャが増えた気がするし、可能であれば日数を減らそうなど工夫する意識が産まれた変化を感じます

二井様：
前のやり方と比べると、新幹線に関しては手配依頼してからのリードタイムが少し長くなったのですが、あらかじめスケジュールを組んで早めに出張準備を行うなど現場でも出張に関する意識の変化がでてきています。

社員の出張状況が「見える化」できたことで、災害時の安全管理にも有効活用

– AI Travelを利用したことで想定していない成果はありますか？

秋山様：
今年は平成30年7月豪雨があったりして社員の安全管理を考える機会が多かったんですが、正直これまでは組織的に安全管理が十分にできていたといえない状況だったんです。しかし、先日台風12号が上陸した際なんですけど、週末にかけて関東から日本列島を横断するルートを通過していきました。AI Travelを導入したことで、当日誰が大阪出張に行っているのかを把握できていたんです。金曜午後に出発して、土曜日に帰って来るというスケジュールだったので、週末無事に帰って来られたかどうか安全確認をメールで行うことができました。これだけ異常な気象が続くと、組織として安全管理の対策を強化していかなければなりません

– 今後AI Travelに期待することは何ですか？

秋山様：
パッケージメニューを充実させるなど、さらに商品ラインナップを充実させて快適な出張環境をサポートしていただきたいです。私達は地方のお客様と短いお付き合いではなく、これからも末永く中小企業の支えでありたいと考えています。「モノ」を売っているわけではないので、いいサービスを提供するためにはコンサルタントが快適に過ごせないと、いいサービスが提供できません。私達のお客様は地方に多くいらっしゃるので、出張は不可欠なものです。コストだけ考えたらTV会議でいいんじゃないかという考え方もありますが、現地に行くことで信頼関係を築いている部分も大きいです。よりよいサービスを提供していくためにも、出張手配にかかる手間を減らし、社員には生産的な業務に集中できる快適な環境整備をすることが大切です。AI Travelにはその一翼を担っていただきたいと思っています。

二井様：
AI Travelは、担当の方とのコミュニケーションが取りやすく、改善要望も都度要望するとすぐに検討していただけます。以前、個人別に出張費を集計したいとお願いしたところ、個人ごとに集計しやすい仕組みづくりを行ってくれました。今も、いくつか改善要望を出させていただいているのですが、誠実に検討いただいています。運用を通じて、さらに使いやすいサービスに進化してほしいと思っています。