導入の背景

ーAI Travelの導入を検討された経緯や当時の課題をお聞かせください。

立替経費の削減を検討している中で、特に件数の多い近距離交通費を改善したいと思い、当初はモバイルSuicaを利用した方法を探していました。情報収集をしていた時に、御社の藤本さんが執筆されていた記事（https://keiei.freee.co.jp/articles/i0100071）を読み、モバイルSuicaとAI Travelを活用することで課題が解決できるかも、と感じて資料請求したのがきっかけです。

しかし、検討を始めた時は出張件数もそれほど多くなく、弊社の代表や役職者の出張が多くを占めていたのでコーポレートカードで処理できていたこともあり、一度導入を見送りました。その後、再検討をし始めたのは、経費精算システムを変えたタイミングでした。経費申請の内訳を分析してみたところ、長距離の交通費や宿泊費などの出張関連費用であったり、件数自体も増加傾向にあることがわかったので、改善の手を打つ必要を感じていました。出張に行く人数も増え、全員にコーポレートカードを貸与することが難しくなり立替経費の負担額が増えていたことや、それを処理する経理側の工数の増加も課題でした。

ー経費が見える化されたことで、AI Travelを導入する効果の見立てが立てられるようになったのですね。

そうですね。また、御社の営業担当者様と会話させていただく中で、費用面だけではなく、手配時に交通機関や宿泊先を探すことにも工数がかかっていることに気づきました。今まで見えていなかった工数だったので、 AI Travelを導入することで効果が見込めるのではないかと考えました。AI Travelでは出張のコストや件数が把握できるということで、私たちが何を打ち手として何をすべきか判断できるようになるという期待もありました。

ー導入検討時に他社サービスとの比較をされたと思いますが、当時の検討状況としてはどのようなものでしたか？

当時、いくつか他社サービスの情報収集をしましたが、AI Travelは特に操作面が分かりやすかったこともあり、1番導入したいと考えていたのはAI Travelでした。あと、検討時に後押しとなったこととしては、新幹線チケットの受取オペレーションです。初回の資料請求時は、新幹線チケットの配送が発生すると説明を受けていたのですが、再検討した時は新しくQRコードでの受取に対応していたので、利便性が高いと感じました。

経理側としては、海外手配のサービスだと税区分が対象外かを判断しないといけないため工数がかかっていたのですが、仕入れ税額控除対象で処理できることも導入を決めた理由の一つです。今後はインボイス制度についても対応していただけるという話があり、導入を決定する一要素となりました。

導入の効果

ー導入後、課題として挙げられていた手配工数の削減・立替精算の負担は軽減されましたか？

はい。立替精算の負担は軽減できていると感じます。AI Travelを導入して新たに気づいた点として、数か月先の予約データも数値として見えるようになったので、立替精算をしていた時には私たちが把握していたよりも出張者に負担をさせてしまった可能性に気づきました。

利用者側においても、初めて使った社員から「このサービス凄いね、すぐに申請まで終わったよ」という声を聞くなど、今まで弊社で導入したシステムの中でも、簡単で使いやすいという点で反響が大きかったです。利用者側からすると、事前申請の承認後は何もしなくていいという点がノンストレスで良いのだと思います。

ー経理などバックオフィス側の工数はどの程度削減できたのでしょうか。

導入前は出張の帳票を1件ずつ確認し、出張者への問い合わせも都度発生していました。特に月初は3営業日までに前月の立替経費を締める必要があり、件数も百何十件とあったので忙しかったのですが、今では管理画面上から請求書とcsvデータを見ながら作業をして、処理は3時間程度で大体完了出来ていると思います。出張者に問い合わせる事も無くなり、経理側としてもかなり負担が軽くなりました。

ーそのほか、AI Travelを導入して良い効果があった部分はありましたか？

承認フローの部分で良かった点がありました。従来までは出張時に口頭で上席の事前承認を取る形だったのですが、証跡が残らない点が課題としてありました。その部分をAI Travelの承認機能を利用することで、承認履歴もデータとして残すことができました。加えて、出張規定を超えているかも確認できるようになったため、従来までは出張規定を超えた場合については承認者の個別判断に委ねられていましたが、AI Travelを導入したことで超過した場合のルールも整備されました。

そのほか、全社総会や運動会といった社内イベントが東京で行われる時には、今まで大人数の予約手配がとても大変だったのですが、AI Travelを導入してからはそういった大人数の移動が発生する時でも負担がほとんどありません。

最近、弊社の拠点が増えているのですが、移転した時にパーティが行われる機会が増えてきています。というのも以前は、そういった催しをする際にまず「経費精算どうする？」という話が挙がっていたのですが、現在はそういった懸念材料もなくなっていることから、社内での対面でのイベントを行う機会も増えてきているのかなと思いました。

導入してから、移動に対する負荷やストレスなども大幅に減ったと思います。

ー導入いただいたことによって、社内エンゲージメントの向上にも貢献出来ているとのことで、嬉しく思います。
ちなみに、御社の出張件数の何割程度AI Travelをご活用いただいているのでしょうか。

9割以上はAI Travelを利用しています。急な出張を除いてはAI Travelを利用してもらい、通常の出張で利用しない場合は別途、理由を連絡する必要があります。

単身赴任や会社が負担する帰省など、出張移動ではない場合でもAI Travelを軸に手配しています。

今後の展望

ーAI Travelについて、今後の利用イメージを教えてください。

蓄積されている出張データのコスト分析をして、パッケージプランで手配できる余地があるかといった検討や、出張者の移動データも見ることが出来るので、頻繁に出張に行く地域があれば、その地域で採用を強化するなど活用していきたいと思います。

ーお手本のような使い方をしていただいて、弊社としても嬉しいです。

機能要望を出した時にもすぐに開発連携してくださり、要望が実装されたスピード感にも驚きました。

ーありがとうございます。今後も使い勝手を改善できるところは対応させていただきたいので、何かありましたらご要望いただけると嬉しいです。本日はありがとうございました。