インタビュー

ー出張管理システムの導入背景をお伺いできますか

当社は東京本社を中心に全国に8拠点ありますが、営業担当者は案件に応じて拠点に関わらず広範囲な営業活動を展開しています。M&Aサービスにおいては、売り手と買い手のエリアが異なることも多くありますので、全国各地で頻繁に出張が発生しており、1ヵ月に20日ほど出張へ行くという社員もいます。

また、当社は事業拡大に伴い、積極的に採用活動を行っているため、従業員数が毎年30～50名ほど増加しております。一方で管理部門の人数は営業職に比べて増加しておらず、管理部門の負担が大きくなっていました。

そのため、管理部門は毎月8～9営業日ほど経費精算に時間が割かれていました。また、出張者が立替精算で出張へ行っておりましたので、申請内容に誤りがあったり、同じ領収書で2回申請があったりと出張者との確認作業にも時間を要していました。領収書を無くしてしまったり、半年前の精算をしてもいいですか？というような問い合わせも発生しておりました。

出張者に関しても経費精算業務に半日ほどかかっていることもあり、経費精算のために残業している社員もいる状況でした。そのような状況の中で、AI Travelの導入を検討し始めました。

ー数あるサービスの中で、AI Travelを選んでいただいた理由を伺ってもよろしいでしょうか。

導入の際、出張者の手配がどれだけ簡単にできるのか？という点を最重視しておりました。デモ画面を見せていただき、とても簡単に手配ができそうだなと感じました。そのため、比較検討はせずにAI Travelの導入を決めました。

また、取り扱っている商品が航空券や新幹線を始め、レンタカー等の手配も可能であり、充実しているところもよかったです。

－導入の効果をお伺いできますか。

管理部門としては毎月の経費精算業務が3営業日ほど短縮できています。現在、出張手配をAI Travelに一本化しておらず、個人立替も発生している状況ですのでAI Travelの利用率が上がってくれば更に業務の効率化を図れると考えています。

また、初めて出張手配のシステムを導入しましたが、想定していたよりも出張者からの問い合わせが少なかった点も助かりました。

出張者も使いづずらさを感じていないのではないかと思っています。自分で交通機関や宿泊先を別々のサービスで比較検討しながら細かく探す必要がなくなるので、手配にかける時間も削減されていると思います。

－AI Travelを活用して今後の目標をお伺いできますか。

AI Travelの利用率を上げていきたいです。新卒や中途入社に限らず、新しく入社いただいたメンバーには研修の内容として、出張時にAI Travelを使うことをアナウンスしているため利用率は徐々に上がってきています。

ただ、ベテラン社員の利用率が低いため、どういうアプローチをしていくか考えていきたいです。AI Travelで自分が手配するのと同じ時間軸で予約が完了すれば、社内の利用率が上がる要因にもなると思っているので、期待しています。

また、管理画面上でリアルタイムで誰がいつどこにいるのか？という出張の経路・宿泊状況を見ることができるため、災害が起きた際にはこのような機能を活用していきたいと思っています。