– 貴社の事業、普段の出張状況について教えてください

鈴木様：
弊社は「To Entertain People」という企業理念の下、「音楽」「アート」「食」等をはじめとする様々なカルチャーコンテンツを企画・融合させ、「楽しみに溢れた豊かなライフスタイルをより多くの人々に提案する」というカルチャーコンテンツ提供事業を行っており、kawara CAFE＆DINING等の「飲食サービス」と、様々なIPコンテンツとタイアップする「コンテンツ企画サービス」を展開しております。

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Kawara CAFE & DINING 福岡パルコ店
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出張に関しては東京の本社から各店舗への視察や、弊社が手掛けるコラボカフェ事業の企画・調整等の目的で部長・料理長の出張が毎月発生しています。出張に行く方面として東は千葉や仙台、西は静岡や名古屋、大阪、福岡が多いです。複数の店舗を管理しているマネージャーも上記の目的でよく出張に行きますね。

兵藤様：
私が新卒で採用を担当していた時は採用においての出張も多かったです。現在も出張は多いと思います。

– 普段はどのような業務に携わっているのでしょうか

鈴木様：
私は普段総務チームとしてコーポレート部門の多様な業務に取り組んでいます。具体的には入社準備や、パソコンのセットアップなどの社員の身の回りのサポート、店舗の備品・環境整備やレジ周りのシステム管理、店舗用のインターネット環境の管理など、社員や店舗が通常業務を滞りなく実施できる環境整備を全国の店舗に対して行っています。それと並行して株主総会に向けた準備も行っています。加えて、総務チーム内では社内法務も兼務しており、専門知識を持った人間が法務案件を全て対応しています。総務チームのメンバー4名ほどで上記対応をしつつ業務遂行しております。

兵藤様：
私は店舗運営にあたっての各種手続き対応や営業部社員のフォローなど、包括的なサポートをしています。もともと新卒からコラボカフェの立ち上げに関わるなど、管理職として現場で働いており、現場の状況を知っているのでより近い距離、同じ目線で店舗のフォローを行っております。

鈴木様：
私は店舗での経験がないので気づかない事もあるのですが、兵藤は現場の経験があるからこそ、現場に深く行き届いたサポートをしてくれています。また、現在は総務チームという、いわゆるバックオフィスでの業務と子育てを両立しながら時短勤務を行っており、女性社員のロールモデルとして働いてくれています。

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以前は出張者や経理担当者からの問い合わせ対応に追われていました

– 導入以前の状況について教えてください

鈴木様：
実は以前から他社のBTM※サービスを利用していたのですが、課題を抱えていました。

※BTM（Business Travel Management）とは、出張の際に、必要となるチケット・宿泊施設などの各種手配や周辺業務を代行、一元管理し、業務効率化と経費削減を実現させる仕組み・サービスのこと

兵藤様：
その為、複数の拠点を周遊する出張の場合は、複数のホテルや新幹線などをそれぞれ別のサイトにログインをして一つずつ予約しなければならず大変でした。加えて、私はチームメンバー十名程の出張予約を代理で行う場合もあったので、上記の状態にストレスを感じていました。出張者の中にも、手間の多さから予約を後回しにしたまま当日まで予約を忘れてしまい、結局立替精算が発生してしまう事象が度々ありました。

また、社内では出張の際に原則事前に申請・承認をする業務フローがあったのですが、以前のサービスは申請するための仕組みがなかったので予め出張者から上長に出張の目的等を記載したメールを送るといった簡易的な統制を敷く必要がありました。出張者には申請のためにメールを送るという作業が発生する上、予約と申請が紐づいてないため出張情報の管理ができておらず、不正出張が発生する可能性があるという懸念も抱えていました。

加えて、出張状況を一覧で見る事も出来なかった為に、出張が完了した後に請求書の明細通り出張が行われたか総務チームから出張者の上司へ確認、経理チームに共有するという業務も発生していました。この際にシフト表を見ながら照らしあわせていたので、時間と工数が非常にかかっていました。

鈴木様：
出張者や経理担当者からの問合せも多く、予約案件の半分程度は当該問い合わせ対応業務が発生していました。経理チームからは請求明細のフォーマットが決まっており、会計システムへの取り込みが大変だという声がありました。そういった課題を解決したいと思っていたところ、某イベントでAI Travel様のお話を伺い、これこそ弊社に必要なサービスだと考え、切り替えを推進しました。

管理統制面の強化を実現。総務部への問い合わせが無くなりました

– 導入した後の変化を教えてください

鈴木様：
通常、社内に新しくシステムを導入すると必ず毎回システムの使い方に関して問い合わせが来るのですが、AI Travel様が弊社利用者向けに説明会を開いてくださったこともあり、問い合わせ等が一切なかったので非常に驚きました。導入当初はあまりにも問い合わせがないので却って心配になるほどでした（笑）。

兵藤様：
AI Travel様のサービスはマニュアルを一度見ただけで使い方がわかるのが良いですね。操作が直感的なので使いやすく、新しく社員が増えても問い合わせが一切ありません。当該サービスひとつで新幹線やホテルの予約が完結するので、複数の拠点を周遊する出張を手配する際も圧倒的に楽になりました。また、以前利用していたシステムでは旅程履歴が見づらいせいで重複予約が発生していたのですが、現在は旅程がスマートフォン上でも簡単に確認できるのでそういったこともなくなりました。

導入してから管理統制面も大きく変わりました。AI Travel様のサービスは出張の事前申請をする機能があるだけでなく出張の予約とも紐づいて旅程を一覧で確認できるようになり、以前のチェック業務等もなくすことができました。

鈴木様：
当該サービスを導入してから社員が問題なく利用できているため立替精算も減少し、 管理側も毎月発生していた経理チームとのやりとりも無くなり、結果として、管理部門全体で月に出張関連業務にかかる時間を大きく削減することができました。 総務チームはなんでもやらないといけない立場なので、以前のサービスを使い続けていたら…と想像するとぞっとしますね（笑） 。

– 今後の事業展開について教えてください

鈴木様：
冒頭申し上げましたとおり、弊社は飲食サービスやコンテンツ企画サービスを展開している中で、前者については利益ベースで健全に成長させ、後者についてはいわゆるBtoBビジネスであり、既存クライアントより受注している案件をしっかりと運営することで信頼関係の醸成を図っていきたいと考えております。特に後者のIPコンテンツを利用したサービスラインについては、市場成長性の高い分野であると認識しておりますので、早期に優位なポジショニングを行えるよう尽力していく方針です。
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