導入の背景

ーまずはじめに、弊社サービスを導入した背景をお聞かせください。

弊社は全国に店舗があるため、出張者の人数も出張回数も非常に多い企業です。元々会社として出張の予約手配に利用できるサービスが3社ほどあったのですが、出張予約に利用できるツールとして使えるということを知らない社員もおり、会社全体でサービスの利用周知が徹底されていませんでした。そこで改めて会社全体で予約手配の方法について一括で利用周知を行いたいという思いもあり、新しいサービスの検討を始めました。

また、先ほどお伝えした予約方法に加えて、一般的な旅行サイトを利用し、別途出張費を支給、出張者個人で立替を行い予約するというケースもありました。そのため、実際に会社全体で出張費がどのくらい利用されているのかが明確ではないことも課題として感じていました。

現状、全国への新規出店により飛行機の利用も増加、それに伴い出張費が増えている状態です。それらの点も含めて、総務で出張費を把握・管理し、出張費をおさえていく、ということを目標に今回AI Travelのサービス導入を決定しました。

ー弊社サービスを選んだ理由、決め手を教えてください。

一つ目は国内出張・海外出張問わず一括で検索・予約ができる点です。

二つ目は子会社もまとめてサービス導入ができ、精算面でも管理がしやすい点です。これまでは、各サービスの請求書がバラバラに届き、商材などの詳細なデータが入っていなかったため、総務で全ての請求を取りまとめ、経理へ提出するデータを作成していました。その点AI Travelの請求明細書だと、予約した商品、利用日から出張先、出張の目的まで全て情報が網羅している状態のため、データの加工・修正をせずにそのまま経理に渡すことができます。総務で対応している出張費の請求書まわりの作業効率化につながりました。

導入効果

ー弊社サービスを導入して、効果を感じたところを教えてください。

一つの画面上で、個別予約とパッケージ予約をするときの価格比較がしやすいため、会社全体のパッケージ利用率が高まり、大きな出張費削減が見込めました。予約するタイミングや時期にもよりますが、個別予約からパッケージ予約に変更するだけで2〜3万円ほどの金額差があるため、かなり出張費が抑えられていると感じています。もともと会社として、なるべく安いホテルや交通機関を予約しようという意識が根づいているので、パッケージの認知により出張者自身もなるべく早く、安いものを取ろうという意識が高まったと感じています。パッケージで予約をしたとしても、ホテルのクオリティが下がるわけでもないので、出張者に特に我慢をさせるという訳でもなく、金額を抑えて予約手配ができるため、メリット尽くしです。

また予約時の検索画面上で、出張の目的地に店舗名を入れて直接検索できるようになり、とても便利になりました。例えばホテルを予約する際に、これまでだと出張先店舗の最寄り駅を調べて、駅と店舗の距離を見ながらホテルを探していました。土地勘のないところで、移動が便利なホテルを探そうとするとそれなりの検索時間が必要でしたが、目的地からホテルまでの移動距離や時間を検索結果画面で確認でき、ホテルを簡単に選べるので手間がかかりません。また、弊社には女性のスタッフも多く在籍しているため、なるべく目的地から近いホテルを簡単に探せるところは私たちも安心です。

ーパッケージの利用率があがったと伺いましたが、貴社内で行った取り組みなどはありますか。

予約をとる際にAI Travelの操作方法がわからないなど、店舗のスタッフから私へまめに電話で連絡があるため、そのときに一緒に画面を動かしながら「パッケージで取ってね」と利用周知をしています。一度パッケージの予約の仕方を知ることができれば、そのあとは問題なく使えるので自然とパッケージ利用ができています。

また個別予約の申請がきた際は、一度パッケージの金額を総務で確認し、明らかにパッケージの方が安いものに関しては、申請を却下し再申請をお願いしています。

ー導入にあたり、業務の時間や工数削減など効果がありましたか。

経費精算対応や請求周りの業務でいうと、導入前は1日あれば対応できる印象でしたが、その他の業務との兼ね合いで対応が後回しになって、社内処理の期日ギリギリで対応していた状況でした。その点、AI Travelの導入によって、私が対応する作業等もなく、請求データをそのまま経理担当者に送るだけになったので、工数削減効果も出ており、気持ちのうえでも、とても助かっています。

今後の展望

ー弊社サービスに対して、今後の利用イメージを教えてください。

現状AI Travel以外に、会社として以前から使用している出張手配サービスが利用できますが、今後出張の予約手配は全てAI Travelに集約させていきたいと思っています。一元管理で出張費を把握することが目的の一つなので、AI Travelでの予約を徹底していこうと考えています。また、パッケージの周知徹底を行い、コスト削減という点も会社として推進をしていきたいと思います。