導入の背景

―AI Travel導入前のご状況や課題を教えてください。

AI Travelの導入前は出張手配の担当者が全社的な出張手配を行っていまして、当時は他社の旅行代理店を利用していました。しかし、コロナ禍によりその旅行代理店の店舗が閉店となってしまった為、急遽別の代理店を探す必要が生じました。また、手配担当者が旅行代理店と電話でやり取りをし、1件1件希望の宿泊施設や交通機関を予約していたので、その手間を軽減するためにシステム導入も併せて検討することになりました。電話や紙での対応の場合は、詳細な宿泊施設の情報を確認し、複数の候補を比較検討した上での予約手配が難しかったため、そういった点でもシステムの導入をすることで、効率的に手配業務ができるようにしたいと考えていました。

また、在宅勤務が浸透してきているので、ペーパーレス化、全社的なシステムの入れ替えが必要になっており、そういった点でもシステムの導入を前向きに進めた背景となっています。

上記理由に加えて、今回、出張手配の担当者が別の業務を担当することになり、全社分の出張手配を各部署ごとに対応ができる体制に変更する必要がありシステム導入を検討しました。

導入効果

―現在の基本的な使い方、全体の流れをお伺いしてもいいでしょうか。

まず案件が決まったら、目的地の近くのホテルを押さえるのが最優先なので押さえます。日程が近づいてきたら、大体出張の1週間くらい前に出張者が決まります。そこで御社にチャットでご連絡して、ホテルに宿泊者のご連絡をしていただいて出張の手配を受理していただきます。新幹線・飛行機はシステム上で手配をしていただいて、新幹線は紙のチケットを受け取りそのまま事務担当が配布しています。飛行機に関してはeチケットをメールで送っていただけるので、出張者に共有して出張に向かうという流れです。

―出張手配にかかる時間はどのくらい削減できましたか。

電話でやり取りをしていると、折り返しをしなければならないなどもあったりするので手配に一日かかっていました。それがチャットだけで済むので、一件につきおそらく、二時間は削減されているかなと思います。だいぶ業務は軽減されました。

―一番使いやすかったところはどのような点でしょうか。

検索結果として、ホテルと交通機関が一覧で見られて、それぞれを変更して見られるところが一番便利だなと思います。一つの画面で完結する点が良いですね。現在は目的地の建物名を入れることが多いです。私が担当している部署では、大体ホテルや会議室が目的地のことが多いので、ホテル名や会議室名を入れて検索することが多いです。

ホテルを選択する上で一番重要視しているのは、その目的地から一番近い場所であるという点のため、検索した後におすすめ順、金額順、目的地に近い順とそこでまたタブがあり比較できるので、その点も使いやすいと感じています。あとは駅からホテルまでの距離やなるべく利便性の高いところ、といった要望の声は多いですね。
具体的にはコンビニに近いホテルがいいという要望もあったりするので、地図を表示すれば周辺情報を確認し、予約ができるという点もありがたいです。この期間に誰が出張に行っているのか、どこのホテルを予約しているか、出張日基準や手配依頼日基準で簡単に検索をかけられる点は良いです。出張者が「いつ」「誰が」「どこにいるのか」という情報を、すぐにキャッチアップできるというのが、とても便利なところだと思います。

今後の展望

―貴社の今後の展望、会社として注力していきたいことがありましたら教えてください。

会社全体として在宅勤務を推進していこうという動きが高まっているので、出張手配の点からも進めていこうと思っています。私自身、新幹線のチケットを出張者に手渡しするために出社することもあり、基本的に在宅勤務でも仕事が回るようにしていけたらいいなと思います。
また、AI Travelを使わない出張パターンがまだある状態なので、今後は全ての出張手配を集約し、まとめて管理ができたらと考えています。
現在、会社として注力して取り組んでいるのがペーパーレス化なので、徐々に契約書などもクラウド上でできるように進めています。あとは社内申請も徐々にシステムで完結できるようワークフローサービスの検討なども進めていけたらと考えています。