出張時の経費精算に業務量が逼迫していた

──現在、ログラスさんではどれくらいの頻度で出張が発生しているのでしょうか？

高橋様：全社で月に50〜60件ほどの出張があります。展示会の出展やクライアント様の経営企画部門のような方とのやり取りが多いので、なにかあれば急遽お客様と直接お話をする必要が生じることもあり、出張が必要になることが多いです。

──出張業務において、どのような課題を感じていましたか？

高橋様：以前は出張時の経費を各社員がそれぞれ精算する形をとっていました。この仕組みですと「承認フロー」が存在しなかったため、後から経費精算のタイミングで費用が判明するという状況でした。当然、出張件数が増えるにつれ、経費精算の数もどんどん増加していきます。これにより、経理部門の月次作業時には非常に多くの時間と労力を要するようになりました。出張手配や経費管理を効率化する仕組みが必要だと強く感じていました。

展示会出展による負担がBTM導入のきっかけに

──AI Travelの導入を検討するきっかけとなった背景について教えてください。

高橋様：弊社では毎月複数の展示会に出展しています。展示会は朝から晩まで行われることが多く、特に遠方の会場の場合、前泊や宿泊が必要になることも頻繁にあります。地方での展示会出展時に一度に20名以上が現地へ向かった際、これらの出張費用をすべて経費精算で処理していたケースもありました。このような経費精算のフローですと社員の立替の負担が大きく、会社としても管理体制を作らなければいけないという課題感がありました。

──BTM（出張管理システム）の存在は元々ご存知でしたか？

高橋様：はい。前職でBTMを活用していたので知っていました。今回AI Travelを導入する際も、他の出張管理システムを含めて複数のサービスを比較検討しました。その中で、色々と検討させていただいて最終的にAI Travelを導入させていただきました。

──導入候補を比較検討するうえで、特に重要視したポイントは何でしょうか？

高橋様： 社内全体で使うツールなので、とにかく承認フローを柔軟に組めることと、現場社員が直感的に操作できるUI/UXが大事だと考えていました。

──数あるBTMの中からAI Travelを選んだ決め手は何だったのでしょうか？

高橋様：まず、承認フローの作りやすさが他のサービスよりも魅力的でした。AI Travelでは組織図通りに承認フローを柔軟に設定できるため、社内の実態に即した管理が可能でした。この点は非常に便利だと感じました。
また、エンドユーザーである社員が直感的に使いやすいUI/UXであることを重視しました。出張管理を効率化するには、実際に使うビジネスサイドの現場の社員が抵抗なく利用できることが不可欠です。その点、AI Travelのデザインはシンプルで、操作性が高いと感じました。

AI Travelにより経費精算が効率化され、経理の負荷が軽減された

──AI Travelを導入したことで、どのような成果が得られましたか？

高橋様：大きな成果としては、出張に関する経費精算がほぼ9割近く削減されたことです。個々人の立替精算がなくなったので、経理にとって非常に大きな負荷軽減になりました。新入社員のオンボーディング時も、出張手配のフローを一から細かく説明する手間がほとんど要らなくなったのは大きいですね。当時は社員数が70名ほどのタイミングで導入しましたが、その後、社員数や出張件数が増加しても大きな混乱もなく運用できています。結果的に「早めに導入しておいて正解だった」と実感しています。

──社員の方々の利用の浸透はスムーズでしたか？

高橋様：とてもスムーズに行きました。社内では新しいツールに対して比較的柔軟に対応してくれる社員が多いということもあり、導入後すぐに8割くらいの社員がAI Travelに乗り換えてくれました。AI TravelはUI/UXが非常に優れていて、直感的に使いやすい点も浸透しやすかった要因だと思います。特別な研修や説明を必要とせず、スムーズに利用が始められたのは助かりました。

──導入当初、ツールの使い方に関する問い合わせなど特になかったのでしょうか？

高橋様： ほとんどありませんでした。特別な研修もなく導入後すぐに利用が始められたので、問い合わせ対応に追われることもなくスムーズに運用できました。これは先ほどからお伝えしている使いやすいUIのおかげだと思っています。

──新入社員のオンボーディングの手間も軽減されたとのことでしたが、どのようにして実現されたのでしょうか？

高橋様：AI Travelを導入した後に、ID認証基盤のツールを導入しました。このツールとAI Travelが連携できたことで新入社員のオンボーディングの際の説明が簡略化され、非常に効率的になりました。入社初日から「このアイコンのツールを使えばいい」という形で案内ができるので、社員にとっても分かりやすくなりました。

出張費用管理の最適化とさらなる効率化への期待

──今後AI Travelを活用してやりたいことはありますか？

高橋様：AI Travelの活用とは少しずれてしまうかもしれないのですが、最近、宿泊料金の上昇が目立っていて、出張費用が以前よりも高額になってきています。このような状況で社内の旅費規程をどのように見直し、AI Travelとどのように連携していくかは考えていく必要があるなと思っています。

──出張管理システムとしてのAI Travelを、他の企業におすすめするとしたらどのような企業が対象になりますか？

高橋様：出張件数が月に数十件以上ある規模の企業には、ぜひおすすめしたいです。AI Travelを導入すれば、出張に関する業務負担が大幅に軽減され、効率的かつ統制のとれた運用が可能になります。コーポレート部門や経理部門の手間を減らしつつ、出張する社員にとっても利用のしやすさを提供してくれるのが、このツールの強みだと思います。