インタビュー

ー出張管理システムの導入背景をお伺いできますか

弊社のコンサルタントは現場を見ることを大切にしています。そのため、製造業のお客様であれば製造過程を見たり、現場で働く工場長に話を聞きに行くため、出張が発生しています。

出張経費は立替払いでしたので、1名が複数人の手配をする際など「先に出張費を支払ってくれませんか？」と出張者から総務ユニットに相談がくることもあり、出張者にとって金銭的な負担がありました。出張後には出張者が経費申請を忘れていたり、領収書を紛失してしまうこともあり、総務ユニットと出張者間のコミュニケーションの負荷も大きかったです。

また、出張申請時にはいつどこに行くのかの情報が曖昧で、何時の飛行機に乗るのか？どこのホテルに泊まるのか？等の情報が分からず、精算の領収書を見て初めて知れる状態であったことも課題として感じており、BTMサービスの導入を検討し始めました。

ー数あるサービスの中で、AI Travelを選んでいただいた理由を伺ってもよろしいでしょうか。

5社の比較検討を行いましたが、AI Travelを導入した決め手は手配できる出張商材の豊富さと画面の使いやすさ、危機管理の対応ができることです。

他社では新幹線が宿泊とセットでしか手配できないというサービスもありましたが、AI Travelは出張に必要な交通機関、ホテル、パッケージプランなどの商材が豊富で、一つの画面で予約が完結する点も魅力的でした。

ホテルを探すときにGoogle Mapで目的地に近い所を探せる機能など、画面も使いやすい印象でした。また、出張者が今どこにいるのか？何時の新幹線で帰るのか？等の情報がすぐに確認でき、天災などの不測の事態に対応できることも導入の決め手です。

－導入の効果をお伺いできますか。

出張時のAI Travelの利用率はほぼ100％なので、出張の精算業務は非常に楽になっています。AI Travelの導入前は出張者の立替払い分の経費申請から支払いまで、3日ほどかかっておりましたが、導入後はAI Travelからの請求書に対して、振り込みの準備をするくらいですので、1～2時間で業務が完結します。パッケージプランの利用やAI Travelでホテル価格を統制できるため、出張経費も削減できている感覚があります。

危機管理の面においても、効果を感じています。先日、出張者が天災により新幹線が止まってしまい、帰れなくなったことがありました。その際、今どこにいて、何時の新幹線で帰宅する予定だったのかをAI Travelですぐに確認でき、対策を講じることができました。

また、問い合わせ対応が不要な点も総務ユニットとしては非常に有難いです。不明点や変更・キャンセル時の対応などもAI Travelのコンシェルジュが対応してくださるので、総務ユニットの負担が軽減されています。

出張者からは手配がしやすいという声をよく聞きます。ストレスなく操作ができ、プライベートで旅行する時と変わらないような操作性になっているからだと思います。立替払いの負担や経費精算の手間も削減されていますので、私の記憶上、クレームは1件も発生していません。

－AI Travelを活用して今後の目標をお伺いできますか。

急な出張が申請された際、承認を待っている間にAI Travelの手配依頼期限を過ぎてしまうことがありますので、運用方法を模索していきたいと考えています。

AI Travelの機能として今後あれば嬉しいなと思っているのは危機管理の点において、ホテルにチェックインした際とホテルからチェックアウトした際に管理者（総務ユニット）に通知が届く機能です。不測の事態に対しての管理が、更に便利になることを期待しています。