導入前の課題

ーはじめに、システム検討前の課題感はどのようなところがありましたか。

まず、今まで出張業務の手続きは以下の流れで対応していました。
1)出張者が、出張前に仮払い申請書をFAXで提出
2)経理担当者が申請書を基に旅費を振り込み
3)出張者は振込後に手配を行い、後日経理担当者に領収書を提出出張者の中には、予め出張が決まっている場合でも、直前に申請を上げる方もいて、出張者から経理担当者へ「今日中に振り込みをお願いします」と依頼が来る場合もありました。様々な店舗から申請が個別に上がってくるので、その度に経理担当者は対応に追われていました。
また、経理担当者は「申請された仮払い金額は妥当か」「出張後の領収書は全て揃っているか」などを確認し、漏れがあった場合は都度本人確認の手間が発生していたため、なかなか処理が進まず大変でした。申請〜経費精算処理までの一連の処理が完了するまで毎月、2週間程度の時間を要していました。
そのような状況の中で、会社としてはFAXでのやりとりをなくすなど、ペーパーレス化を進めたいこともあり、出張管理システムの導入検討を始めました。

導入の決め手

ー出張管理システムの導入を検討する中で、AI Travelを選んだ決め手をお聞かせください。

一番の決め手としては、サービスが本当に使いやすいと思ったからですね。パソコンを使い慣れていない出張者も多いので、使いやすさも重要視していました。
他社サービスの話も聞いてみたのですが、ログイン後に航空券・新幹線・ホテルでそれぞれ別のサイトに遷移して手配する流れになっており、加えて料金比較も難しく少し使いづらそうな印象を受けました。その一方で、AI Travelは一つのサービス上で予約が完結し、目的地までの経路も複数提案されるので、例えば「新幹線と航空券の経路でどちらが安いか」が一目で確認できる点も良いと感じました。
また規定が守られているか、会社として把握してきたいという話も上がっていたので、事前承認機能を必要としていました。他社のサービスは、予約完了後に承認する流れだったので、事前承認機能が備わっているAI Travelに魅力を感じました。

利用後の効果

ーAI Travelを導入して、効果を感じたところを教えてください。

今まであった仮払い申請は全て無くなり、基本的に全てAI Travelで予約してもらっています。現在は当日の急な出張などやむを得ないもののみ、個人立替で対応しています。
今までは、仮払い申請の処理に経理担当1人が丸一日処理に追われるなど、かなりの稼働を取られていたのですが、AI Travelを導入した後は旅費処理の負担が大きく軽減され、毎月2週間程度かかっていた出張関連の対応作業が、月2-3時間程度で完了できています。そのため、経理担当者が他の業務にも時間を取れるようになったと思います。

手配に関しても、AI TravelはGoogleマップと連携しているので、（弊社の）店舗名を目的地に設定すれば、交通手段に加えて店舗周辺のホテルを簡単に見つけることができるため、出張者はとても探しやすくなったと思います。現在、会社全体の出張の9割以上はAI Travelを利用して手配できています。
導入前は新幹線のチケットを駅の券売機に買いに行く時間や手間も掛かっていましたが、今では出張者自身も店舗にいながら予約が完結するので、その他の業務に割く時間が増えたのではないかと思っています。また、最近だと新幹線のチケットがQRコード対応になったので、紙のチケットと違って受取の際に紛失する恐れがないのも安心ですね。

ーその他効果を感じたところはありますか。

AI Travelの担当者さんには、機能面での要望に対しても素早く対応していただいたり、運用面での提案もいただけるので、日頃から感謝しています。

今後の展望

ーAI Travelに対して、今後の利用イメージを教えてください。

現在、9割方の出張はA ITravelで取れているのですが、まだ直前の手配などが残っており立替が発生しているため、全ての出張をAI Travelで予約出来るようにしたいと思っています。