導入の背景

ーまずはじめに、AI Travel導入のきっかけをお聞かせください。

コロナウイルスが落ち着いてきたことと従業員数の増加により、出張に行く機会が増えてきました。もともとコーポレートカードを利用して出張費を支払っていたので、社員による出張費の立て替えは発生していなかったのですが、出張申請から承認までの一連の流れが煩雑になってきたことと、管理側での確認が難しくなってきたことがあって、サービス導入の検討を始めました。

サービスの検討当初は旅行代理店などの話を聞いていたのですが、金額感やシステムUIの点で魅力的なサービスが見つからない状況でした。二の足を踏んでいたところ、弊社の別担当者がAIトラベルの取締役の方とお知り合いだったことをきっかけに、システムについて話を聞いてみようということになりました。

ーシステム検討前の課題感は、どのようなところがありましたか。

導入前、出張許可はチーム内で行われていたものの、経理や経営者側でリアルタイムでの把握ができていなかったため、地震などの天災や有事の際に不安がありました。また出張にかかる経費はコーポレートカードを利用することにより、出張費の履歴は追える状態ではあったものの、事前に把握ができていなかった点と、出張費の妥当性が出張者にゆだねられている点も、問題だと感じていました。

導入効果

ーAI Travelを導入して、効果を感じたところを教えてください。

現在「マーケットログ」※1　の機能を利用し、承認者側の承認にかかる確認作業の負担を減らすことができました。「マーケットログ」利用前は、承認者から『どのような価格基準で出張の事前承認をしたらよいかわからない』という質問があったので、改善できないか模索していました。承認者は出張の事前承認を行うタイミングで、「マーケットログ」を確認し、このホテルの費用は妥当なのか確認しています。承認時に適正な費用感なのか、悩むこともなくなったので、承認にかかる管理コストも減っています。

また会社全体で、サービス導入によって出張者も承認者も出張費に対するコスト意識が上がったと感じています。AI Travelでより安い航空券やホテル、パッケージもすぐに表示がされるので、コスト削減にも繋がっていると思います。

※1　「マーケットログ」の機能について承認画面や管理画面から、航空券やホテルの市場価格を確認できる機能です。また、航空券やホテルの金額がシーズン毎やイベントの開催によって高騰する場合、適正価格で予約ができているか、承認者や管理者が判断する際に活用できます。

ーその他に効果を感じたところはありますか。

元々経理側としては、出張旅費を正しく把握したいという要望がありました。コーポレートカードからの請求や、経費精算などの内容を１つ１つ確認し、仕訳を行うという手間が発生していました。

この点は、利用していたfreee会計へ連携ができるようになったので、大きく改善したと感じています。管理側が一括で、出張費の把握が可能となったので、とても良い状況だと感じています。

今後の展望

ーAI Travelに対して、今後の利用イメージを教えてください。

新幹線チケットのチケットレス利用を考えています。現状、AI Travelで新幹線の予約をすると、実券の紙チケットが指定の住所へ送られてきますが、直近でQRコードのチケット受け取り方法をご案内いただきました。今後は、実券の紙チケットではなく、QRコードを活用することで、利便性の高い新幹線チケットの運用を検討していきたいです。※2

※2　2023年2月時点で新幹線チケットのQRコード化はサービスとして提供しているため、その活用により依頼期限の短縮や配送料の削減が可能です。