インタビュー

ー出張管理システムの導入背景をお伺いできますか

AI Travel導入前は会社規程の範囲内で従業員が個人で出張の予約を行っていたため、予約方法が統一されておらず、出張先が同じでも費用に差があることがありました。また、出張後の領収書の提出や経費精算申請対応、出張者・管理部門ともに労力がかかっていたことに課題を感じていました。そこで、出張経費の削減や手配業務の効率化を図りましょうということで、出張管理システムの導入を検討し始めました。
もともと、新型コロナウイルスの感染拡大時は会社として出張へ行かないようルールがありましたが、その後は相手先のお客様が問題なければ出張へ行けるようになり、現在はコロナ前の出張金額に戻りつつあったため、経費削減や業務の効率化に取り組みたいという考えもありました。

ーちなみに、出張者の労力がかかっていたことに対して、現場から改善の要求があったのでしょうか。

それが普通だと思っていた部分もあったと思うので、現場からの不満の声はありませんでした。ただ、管理部門側としては出張の管理と業務効率化を推進していく必要性を感じていました。

ー数あるサービスの中で、AI Travelを選んでいただいた理由を伺ってもよろしいでしょうか。

実際にシステムを見た際、とても見やすく使いやすいと感じました。また、出張管理データを見える化できる機能を説明していただいた際、とても楽になるんだろうなと感じた点も選定理由です。導入検討時は他社のサービスのデモも見ましたが、AI Travelは他社と比較し直感的な操作で、簡単に使うことができそうだなというイメージがありました。

ー導入後、利用者からの不満の声はありませんでしたか。

クレームはきていませんが、新しいシステムか…と最初は不満に思った従業員もいると思います。特に年配の人は電話やFAXに慣れているため、AI Travelを利用するのに抵抗感を持っている人もいました。ただ会社の方針に理解がある人が多いため、徐々に利用は進んでいきました。また、従業員から管理部門へ利用方法の問い合わせは何度かありましたが、AI Travelではカスタマーサポートの方が電話やチャットで質問に回答してくれるので、直接問い合わせするように促しておりました。今では、ほとんどの従業員がAI Travelで出張予約をしています。

その一方で、今まで出張の予約手配の前の承認機能が会社になかったため、承認者は承認行為が煩わしいという声を聞いたことがあります。ただ、承認機能によって出張者、承認者ともに経費削減に関する意識は強くなっていると思います。ちなみにAI Travel上の承認機能は外すこともできるんですよね。

はい。他社の事例では一定の役職者以上の方は承認機能を外して運用しているケースもあります。

－2023年10月からAI Travelの利用が増加していると思うのですが、社内での周知活動をされているのでしょうか。

従業員がAI Travelに慣れて、利用する人数や回数が増えているということだと思っています。会社としてAI Travelの利用を推奨していますが、強制はしていません。ただ、社内研修でインボイス制度の説明会を複数回実施し、インボイス制度に対応した方法で正しく経費精算をすることに不安がある方はインボイス制度に対応しているAI Travelを使いましょうと周知しています。それでも、個人手配でインボイス未対応のホテルを取ってしまった際は、通常の課税処理ができないので、直接注意することもあります。

－導入の効果をお伺いできますか。

管理画面のダッシュボード機能が非常に便利ですね。承認者別の申請〜承認までの所要日数を見て、「●●さんは承認まで3日もかかっている」ということも一目瞭然で確認できます。承認を素早く行うことで出張経費の改善にも繋がりますから、データを見える化したことで課題が特定し易くなっています。
また、外出先でもスマホで簡単に予約ができる点や出張日の前日に届くリマインドのメール通知機能も便利だと感じています。

－AI Travelを活用して今後の目標をお伺いできますか。

飛行機やホテルはあと1日でも早ければもっと安く予約ができていたのに…ということがあります。出張データを見える化したことで、出張者の経費に対する意識が強くなり、更なる出張経費の削減に期待しています。