導入の背景

ーAI Travelの導入を検討された経緯をお聞かせください。

以前までの出張手続きは、出張者が旅費を先に立て替えてから、後で経費を精算するという方法でした。この際に起きていた問題としては、まず、経費の精算期限が3ヶ月以内に限定されていたため、申請を忘れたために経費が戻ってこなかったケースがありました。また特に新入社員は連続して出張が続くと、立替が金銭的な負担となっていました。そのため、上司が代わりに旅費を立て替えて、後日部下から領収書を預かり、上司が経費精算をする手続きが行われることもありました。会社としても、出張において立替精算を無くしたいという話が挙がっていました。

このような背景からBTMサービスの検討を始めました。しかし、最初は他社のサービスでデモを見せてもらっていたのですが、正直とても使いにくそうだなと感じました。普段、スマートフォンで交通機関やホテルを予約するのに慣れているため、それと比較すると操作が複雑で画面がとても分かりにくかったです。そこで、他のサービスがないか探していた時にAI Travelを見つけました。

ー出張者自身の立替に加えて、上席の方が旅費を立て替えることもあったということですが、会社として仮払いの仕組みであったり、一定の役職の方にコーポレートカードを渡すなどの対応は行われていなかったのですか？

仮払いは申請を挙げれば可能だったのですが、出張が多い場合や突発的な出張の場合は、出張者が手続きを煩雑に感じて、仮払い申請をしない場合があったようです。また、社内で仮払いの申請方法があまり浸透していなかったことも要因としてあるかと思います。

ー他社のサービスを試された時に、使い勝手の部分が良くなかったと感じたとのことですが、具体的にどのような部分がわかりにくいと感じましたか？

全体的にわかりにくかったのですが、チェック項目が多かったり画面遷移も複雑でした。例えば、航空券を検索する時点で「ANAがいいですか？JALがいいですか？」のような選択項目があり、まずどちらを選ぶか判断する必要があったので困りました。そのほか、弊社は複数拠点を周遊する出張パターンも多いのですが、その手配が上手くできないなど様々な課題がありました。そのため、仮に導入してもすぐ利用者から不満の声が挙がるだろうな...と思いました。

私たちのような管理部側としても、なるべく利用者からの問い合わせが来ないようにしたいので、サービス内で簡単に完結できるものを探していました。その点、AI Travelでは基本的にオペレーターとのチャットで問い合わせなどが完結し、一つの旅程ごとにチャット画面があるので分かりやすいと感じました。

導入の効果

ー使い勝手の部分について、実際に導入いただいてから利用者から「使いにくい」などの意見はありましたか？

使いにくいという声は全くありませんし、むしろ利用が広がっていると感じています。出張時に活用しようとする社員も増えていて、手配が楽になったという声もよく聞きます。加えて、立替精算の手間が減った点もメリットとして大きいと思います。特に、先ほどお話ししたように新入社員が上司に出張費を立て替えてもらうこともなくなったので、双方にとって良かったのではないかと思います。

ー導入後における効果について、経理業務にかかる手間や工数に関して、以前と比較してどれくらいの改善が見られましたか？

具体的な数値としては回答が難しいですが、経理担当からは負担が減って楽になったという声を聞きました。従来までは、毎月社員の銀行口座に振り込む作業が発生していましたが、AI Travel導入後は一括で処理ができるようになったため、経理の負担が大幅に軽減できています。また、弊社の子会社もAI Travelを利用しているのですが、月ごとに旅費をいくら使ったかという金額が管理画面から確認できるようになったのが良いという声がありました。

今後の展望

ーAI Travelについて、今後の利用イメージを教えてください。

現在は出張予約の選択肢の一つとして導入していますが、今後はAI Travelに一本化していきたいと思っています。特に今ですと、出張申請・承認のワークフローは別のシステムで実施しているため、申請時に正確な旅費が確定する前に上長が承認をしなければいけないという問題があります。そのため今後は、申請承認のフローもAI Travelの中で完結出来るようにしていきたいと思います。

まずは選択肢の一つとして利用を始めてもらい、慣れてきたら段階的に移行していきたいです。ただ、今後AI Travelに一元化をするとなった場合は、私たちの部署だけでなく、他の部署なども巻き込みながら組織全体での協力と一体的な推進が必要となるので、その部分も今後社内で話し合い、明確にしていきたいと思います。

ー最終的に出張の申請と承認が一貫してできれば、より利用いただくメリットがあるかと思いますので、弊社としてもサポートさせていただければと思います。どうぞよろしくお願いいたします。