インタビュー

ー出張管理システムの導入背景をお伺いできますか。

課題として、従業員の立替精算が多く、経理側での対応に多くの工数を要していたことから、経費精算ではなく会社に請求書が届くような対応ができないかという話があがっていました。また、出張者が立替精算で自由に手配ができることによって、不正が起こるリスクもあり、不正が起きない仕組みを作りたいという話もありました。

これらの課題を解決するために、別の出張手配サービスを利用していたのですが、出張の手配を依頼する際、FAXを用いた見積と発注が必要でした。弊社からFAXで手配依頼を行い、手配予定の商品の金額などが書かれたFAXが折り返しで送られてきて、金額が想定よりも高い場合は「もう少し安い宿泊施設や便はありませんか？」などのやり取りを繰り返していました。手配依頼をする度にBTM事業者と複数回のやり取りが発生していたため、手間の削減ができないかと新しいサービスの導入を検討し始めました。

ー数あるサービスの中で、AI Travelを選んでいただいた理由を伺ってもよろしいでしょうか。

3社ほどBTMサービスの比較検討を行いましたが、その中でもAI Travelは初期導入費用がかかるものの、できることが多いという点で優れていました。弊社はパッケージプラン（航空券とホテルがセットになった商材）をコストの観点からよく利用するのですが、以前利用していたサービスでは、パッケージプランは出張日の1週間前までに予約しなければならないという制約がありました。しかし、AI Travelは出張日の前日まで手配ができる点が良いと感じています。加えて、利用していたサービスよりも商材の価格が安いことが多く、同時並行で利用していた期間もありましたが現在はAI Travelに一本化しています。

－導入の効果をお伺いできますか。

経理側としては請求書がデータで管理できるようになったため、集計や経費精算が非常に楽になりました。以前はFAXで1件ずつ納品書と請求書が来ていたため確認作業が大変でしたが、今はデータで一括管理できるので時間をかけることもありません。弊社はグループ会社が何社かあるのですが、企業ごとに請求書を分けて発行いただけるため、請求書の確認作業の時間は短くなりました。また、会社ごとの請求書だけではなく、各申請毎、個人毎の請求データもインボイスベースで見ることができる点も良いと感じています。

その他の効果だと、旅程に関する様々な問い合わせがなくなったことは非常に助かっています。AI Travelでは旅程ごとにチャットが立ち上がり、質問があれば出張者から直接オペレーターに問い合わせができるので、経理部で出張者からの問い合わせに対応する工数が減りました。

コストの削減効果について具体的な分析はまだ行っていないのですが、AI Travelでは宿泊規程を超える宿泊施設を非表示にする機能があるので、出張者に対して出張規程を意識しながら適切な選択をするように促すことができています。経理部門としても出張規程を超えていないか確認する手間が無くなったので良かったです。

－AI Travelを活用して今後の目標をお伺いできますか。

出張の実績データについて、コスト分析や次に繋げるための実績評価が十分できていない部分もあるため、将来的に分析・評価に着手できたらと考えています。これまではコスト分析をしようとすると、会計ソフト上に登録した旅費交通費のデータを確認して集計する必要がありましたが、AI Travelでは管理画面上から宿泊施設や航空券の実績データをすぐに把握でき、部署ごとにいくら出張費用がかかっているかという情報も簡単に確認できるようになったので、AI Travelのさらなる活用を進めていきたいです。