インタビュイー紹介

西村様：主に「経営の羅針盤作り」「決算早期化」「ガバナンス強化」の、3つのミッションを担当。より経営に特化したシステム選定や業務設計を行う。

松井様：2021年11月に財務経理部から同部へ異動され、「システム化」「セキュリティの強化」を担当。業務ごとに適切なSaaS、システムの選定、ベンダーとの交渉などを行う。

システム選定の要件

ーシステム選定をされる際には、どのような点に着目していらっしゃるのでしょうか。

西村様：業務や課題ごとに異なる部分もありますが、「API連携が充実していること」「SSO※対応していること」は共通して重視しています。前者の理由はデータ収集がしやすいため、後者はアカウント管理が効率的であるためです。

当社では複数のSaaSを活用していますので、API連携が無いとなると管理側・ユーザーである従業員側の両方にとって、煩雑な運用になってしまいます。また、最近ではユーザーごとの権限管理も共通の要件になりつつあるかなと思います。

※一度のユーザー認証によって複数のシステム（業務アプリケーションやクラウドサービスなど）の利用が可能になる仕組み。

松井様：一部のシステムのように他に選択肢が無いようなものを除いては、共通要件は必須だと考えています。従業員が使いやすく、また管理側の業務効率を上げながら、セキュリティ・ガバナンスを強化するには外せない機能です。

西村様：また、法改正への対応という点で、なるべく国内ベンダーを選定したいと考えています。このようなシステム要件を満たすことのできるBTM（Business Travel Management、出張管理システム）を探しており、それでAI Travelに出会いました。

導入・運用

ーAI Travelをご導入いただいたのはサービスローンチからまだ日が浅いタイミングでしたが、まずはどのように運用を開始されたのでしょうか。

西村様：当時はまだAPI連携やSSO機能がなかったので、いきなり全社に展開するのではなく部分的に運用を開始しました。

共通の要件である二つの機能が未実装だったことは懸念材料ではありましたが、商談段階から要件定義をすり合わせる場が設けられ、またクイックに実装いただき、これであれば安心して使っていけると判断をしました。

また、トライアルで部分運用していた部署からの評判も良く、全社運用への準備を進めることになりました。

松井様：AI Travelのカスタマーサクセス担当者様に来ていただいて説明会を実施していただいたり、私たちからも運用開始の目的・意図を社内に伝えるなどして、従業員に理解してもらうと共に、利用に前向きになってもらえるようなコミュニケーションを取りながら進めていきましたね。

導入効果

ー運用開始後、ユーザーである従業員の皆さまの反応はいかがでしたでしょうか。

松井様：運用開始から今日に至るまで、従業員からの問い合わせが想定よりもずっと少なく、使いづらいなどの声も今の所上がってきていません。

画面がシンプルで見やすく、「次に何をしたら良いのか」が分かりやすいのだと思います。また、AI Travelから提供されたマニュアルも分かりやすく、ストレスを感じずに使えているようです。

出張に行く従業員自身で、交通機関・宿泊施設の検索から手配依頼までを完結できることも好評です。申請・承認を行う「社内稟議」機能の運用については試行錯誤し、相談にも乗っていただきましたが、今では正しく運用されており、ユーザーの使いやすさに加えて、ガバナンス強化も実現できています。

西村様：新幹線チケットの配布方法を、コロナ禍以降は従業員の個人宅への発送へ切り替えていただいたことも良かったですよね。感染拡大防止のためにリモートワークを推奨しておりますので、会社が推進する働き方への対応もしていただけました。

ーAI Travel導入後、どのような運用効果を実感していますか。

松井様：以前のシステムと比較しますと、先ほどお話した社内問い合わせが激減したことは大きな効果だと思います。また、AI Travelの手配オペレーターから都度必要事項を確認していただけますので、手配の抜け・漏れが無くなっていることもありがたいなと。

チェック基準、対応いただきたいことについても導入時にすり合わせて設計いただけましたので、従業員も管理側も安心して活用できています。

今後の展望

ーサイバーエージェント様のシステム化や業務効率化について、今後の展望をお教えいただけますでしょうか。

松井様：システム間の連携を強化し、究極的にはボタンを一つ押せばある一連の業務が完結するようにしたいと考えています。連携が容易にできるのがSaaSの大きなメリットでもあると思っていますので、理想で終わらないように行動を起こしてまいります。