インタビュー

ー出張管理システムの導入背景をお伺いできますか。

導入を検討した理由は出張件数が増えて総務側の負担が大きくなったためです。以前は出張の予約手配を総務側で代理手配していたので、件数が増えていくとともに業務量も増加していました。特に、急に出張が決まるとその日のうちにチケットを手配して送る必要があり、非常に手間がかかっていました。そのような問題を解決するために出張手配システムの導入を検討しました。

実は当初、一度AI Travelを導入して利用していたのですが、他社のサービスに切り替えたことがありました。しかし、他社とAI Travelを比較した結果、AI Travelの方が弊社の運用に合っていたため、再びAI Travelに移行して現在に至ります。

他社サービスを利用していた際には、出張の予約完了までに最大90分ほどかかっていました。特に検索・予約時の画面遷移が多く、飛行機と宿でも検索画面が分かれていたため、複数回画面を行き来する必要があり、時間と手間を要していました。加えて出張の事前申請機能がなかったため、出張者が経費精算システムに出張情報を転記して出張申請を行っていました。 出張の事前申請が漏れ、手配完了後に申請をあげるといったことも起こりかねないため、承認プロセスも改めたいと感じていました。

ー数あるサービスの中で、AI Travelを選んでいただいた理由を伺ってもよろしいでしょうか。

先ほど述べたように、出張前に承認フローがある点を重視していました。AI Travelは出張申請と承認・予約手配が一元化されている点に加えて、画面遷移の少なさもポイントでした。一つの画面で新幹線・飛行機・ホテルなどの手配が完了するため、時間短縮だけでなく手配ミスもなくなり、使いやすいサービスだと感じました。さらに飛行機やホテルの検索条件も充実していて、ホテルの朝食有無を選択できたり、航空券も日時変更可能な券種と変更不可券種を選択できたりと機能が充実しているところも魅力的でした。

－導入の効果をお伺いできますか。

主に予約手配時間の大幅な短縮に効果を感じています。以前は出張の予約完了までに最大90分ほどかかっていましたが、AI Travelでは平均して12分ほどで申請から承認、予約完了まで行うことができ、出張手配1件あたり約78分の時間削減に繋がっています。また、承認プロセスがサービス内で完結するため、以前は申請忘れや手配ミスなどが発生しうる状況でしたが、現在はそのような問題が解消されました。さらに、AI Travelには出張旅費規程を超過した場合にアラートを出す機能があるので、出張者・承認者の双方が旅費規程金額を意識できる仕組みができ、適切な管理統制も実現できています。利用者からの声としても、以前のサービスを利用していたときには「ホテルの選択肢が少ない」「表示される料金が高い」「サポート窓口に問い合わせをしても電話が繋がらない」など様々な問い合わせが届いていたのですが、AI Travelに切り替えてからはそういった問い合わせが来ていません。個別旅程ごとの問い合わせもチャットで迅速なサポートを受けられるので、出張の手配に関する不安が大幅に減り、好評を得ていると思います。

－AI Travelを活用して今後の目標をお伺いできますか。

AI Travelの導入によって業務効率が大幅に向上し、コストの削減も実現しました。今後もより一層の業務効率化とコスト削減を図っていきたいと考えています。