Calzedonia Japan株式会社

経理の代理手配を解消。グローバルアパレル企業が実現した申請承認フローと出張可視化

AI Travelの導入後で

経理の手配〜承認の実作業

大幅削減

出張手配

一本化

出張状況の把握・分析

可視化

国内出張

首都圏発

課題

①経理部長が代理で出張手配を担い、ホテル評価調査や個別対応がピーク時に本来業務を圧迫していた
②出張の申請・承認フローがなく、誰がどこに行き部署別にいくら使ったかの把握が困難だった
③出張者個人による手配では経費精算や仮払金支払い、現金手渡しの作業工数が発生していた

効果

①出張手配がAI Travelに一本化され、経理側の実作業は請求書処理とイレギュラー対応のみとなった
②申請承認機能で現場完結フローを構築し、出張状況・部署別費用の把握分析が即時可能になった
③請求書払いの導入で個人立替が不要となり、精算・仮払金処理の工数も削減された

キーワード

業務の標準化出張・経費申請の効率化出張の可視化立替精算の廃止・削減コンプライアンス対応

お話を伺った方々

吉原様

経理担当

レッグウェア・ビーチウェアの「CALZEDONIA」、ランジェリーブランド「Intimissimi」、イタリアの伝統的なカシミアウェアブランド「Falconeri」を日本市場で展開するCalzedonia Japan株式会社。出張手配を経理部長が個別メール対応で担っており、宿泊施設の評価調査や個別の部屋手配などピーク時には本来業務を圧迫していたほか、申請承認フローの不在や個人手配に伴う経費精算・仮払金処理も大きな負担となっていました。AI Travelの導入により、手配業務の一本化による経理工数の大幅削減、申請承認フローの構築、出張状況の把握・分析、請求書払いによる精算工数の削減を実現しています。その選定の背景と運用の手応えについて、経理担当吉原様にお話を伺いました。

導入の背景

ー導入前のご状況や背景についてお教え下さい。

当社はイタリアのカルツェドニアグループの日本法人として、2013年に設立されました。2014年に大阪一号店、2015年には日本の旗艦店をオープンしまして、以来運営ブランドも店舗数も拡大しています。会社が成長する一方で、バックオフィスの整備は着手しはじめて日が浅いということもあり、役割分担やフローが完全には整理されていないということが前提としてあります。

現在のバックオフィスは、経理、人事、IT、店舗管理者とバックオフィスの間をとりもつコマーシャルの4つの部門に分かれているのですが、そうなる前の役割分担ややり方を引き継いでいる部分もありました。

「出張手配」もその一つで、当時最も社歴が長く過去に総務や人事業務も兼任していた経理部長が担当していました。

ーどのようなフローで手配されていたのでしょうか。

各出張者からの出張手配についての依頼が、メールで経理部長に送られ、それを元にして宿泊施設や交通手段を手配するというフローでした。ホテルの評判を調べたり、宿泊者ごとの好みに応じた部屋を予約するなど、単純な予約作業以外の作業も発生していたため、ピーク時には通常業務の工数を圧迫するほどでした。

また、出張者個人で手配する場合もあったのですが、その場合には経費精算や仮払金の支払作業が発生していました。

当社では管理コスト削減のため、小口現金を廃止しているのですが、希望があれば現金を手渡しして精算・支払いをしていました。
なので、それについての作業工数や管理工数も発生しているという課題がありました。

ーそれでBTM※の導入を検討されたのですね。

はい。もともとイタリアの本社には、社内向けBTMシステムがあり、BTM専門のチーム　もあって、私たちがイタリアに行くときにはそのシステムを使って出張手配をしてもらっていた経験もあり、課題解決のためにBTMが必要だと考えていました。

※BTM・・・出張管理システム

ーシステムを検討するにあたって、どういった要件を定義されたんでしょうか。

先にお伝えしたような状況から、次の三つを実現できることをシステムの要件と考えました。

一つは、申請と承認プロセスの整備ができること、もう一つは出張予約業務を現場で完結できるようにすること、そして請求書払いができることです。これに加えて、上司からは出張の管理・分析もしたいという要望がありました。

そこから複数社お問い合わせをし、最終的にはAI Travelを導入するに至りました。

ーAI Travelを導入いただいた理由をお教えください。

先程の三つの課題を解決でき、また出張費用の管理・分析が容易であること、それから希望の運用スケジュールにあっていたことです。

問い合わせを送ったのが2019年12月中旬のことで、年始から運用を始めたいとややタイトなスケジュールを希望していたのですが、問題なく運用開始できるとの返答で、導入を決定しました。

導入・運用

ーAI Travelの導入にあたり、ご苦労されたことはありますか。

いえ、特にありませんでした。運用が開始されてからも、機能の追加・アップデートがある度、AI Travelの「お知らせ機能」などを使って社内向けに使い方のアナウンスをし、それで各自が確認しながら使っています。店舗管理スタッフの中には、通常業務でシステムに触れることが少ないものもいるのですが、問題なく活用しています。

当社はグローバル企業なので、日本語が苦手な社員もいます。現在はGoogle Chromeの翻訳機能を使っているのですが、いずれ英語・多言語対応もしていただきたいです。

導入効果

ーAI Travelをご利用いただき、どのような効果がありましたか。

導入後、出張手配から承認まで経理側の実作業がほぼ発生しないようになりました。出張の申請・承認も部署内で完結させていますので、発生する作業はAI Travelから届いた請求書の処理とイレギュラー対応程度と、かなりの工数が削減されました。

また、今までは誰がどこに出張に行き、どの部署でどれくらい出張費用がかかっているかといったことの把握に工数が掛かっていたのですが、AI Travelの管理・分析機能によってそれもすぐに把握できるようになりました。

ーご利用を開始されて、出張者の方からの反応はいかがでしたか。

経理部長に予約を依頼していた時には、他業務の関係で手配が遅れる場合があったようですが、導入後は申請・承認・手配がスピーディーになったという声を聞きます。また、AI Travelを利用した出張では、個人立替が必要なくなったことも喜ばれています。

今後の展望

ー最後に、今後経理部門として取り組むご予定や展望をお教えいただけますでしょうか。

カルツェドニアジャパンはコロナ禍にありながらも成長中でして、順調に出店もしています。その成長を支援できるように、社内の業務改善を推進し、業務効率化とともに社員が働きやすい環境を整えたいと考えています。