旅行会社との契約満了が出張手配見直しの契機に

アーツアンドクラフツで出張が発生するのは、主にブライダルジュエリーの小売事業に関連する場面です。たとえば、管理職研修や店舗スタッフ向けの社内検定受験の際には、地方勤務の社員が都内へ出張するケースがあります。

実はもともと出張手配は、法人向け旅行会社に委託していました。大きな課題もなくスムーズに運用できていたものの、契約満了に伴い、制度やオペレーションの見直しを迫られることとなります。出張手配を自社で社員に任せて対応するのか、それとも新しい旅行会社や出張管理システムを探すのか――選択肢はこの2つに絞られていました。

最初に検討したのは、社員それぞれが個別に手配する方法です。しかし、立替精算の負担が大きいことに加え、社内で独自に一括管理するには相応の工数が必要となるため、現実的ではなく、見送ることになりました。

「出張経費を自社で処理しようとすると、出張者の立替や会社の直接支払いなど対応が複雑に分かれてしまいます。その分、経理担当者は仕訳を手作業で入力する必要があり、負担が大きくなることが予想されました」

中村様は、当時の検討で浮き彫りになった課題をそう振り返ります。そうした背景から、業務効率を損なわずに運用できるシステムとして『AI Travel』が候補に挙がりました。

会計システムとの連携が決め手に

出張管理システム選定の際、アーツアンドクラフツでは、他社サービスとの比較検討を行いませんでした。背景には、『AI Travel』に対する安心感があったからだと中村様は話します。

「知名度の高いサービスでしたし、社内でも推薦の声がありました。そのため、導入については早い段階から前向きに議論が進んでいました」

『AI Travel』は、これまでに350社以上・12万人を超えるビジネスパーソンに利用されているシステムです（2025年7月時点）。こうした豊富な導入実績が、判断における大きな後押しとなりました。

また、同社にとって欠かせない条件となったのが、既存の会計システムとの連携です。経費精算や仕訳処理を効率的に行うためには、社内で利用している『freee』とスムーズにつながることが不可欠でした。その点『AI Travel』は高い親和性を備えており、安心して導入を決断できる大きな理由となったのです。

運用フローはそのままで、業務はより効率的に

『AI Travel』の導入後に業務効率はどのように変化したのか。「経理業務は大幅に効率化が達成できました」と中村様は話します。

経理担当者においては、会計システム上で事前に仕訳科目や部署を連携でき、取り込み後の仕訳作業の労力を軽減することができています。連携がなかったら、CSVで出力したデータを所定のフォーマットに変換し、インポートするといった手間が発生するため、この点は大きなメリットです。

また、出張手配のワークフローは従来の流れをほぼそのまま引き継いでおり、スムーズに移行が完了。現場でも大きな混乱は生じませんでした。出張申請から承認、さらにチケットや宿泊手配書の受け取りに至るまで、一連の流れをこれまでと同じ感覚で利用できており、「操作が複雑になった」「手間が増えた」といった不満の声は現場から上がっていません。承認者へのメール通知もしっかり機能しており、管理者側にとっても負担が軽減されました。

変化に柔軟な社風が、スムーズな立ち上がりを後押しした

『AI Travel』に限らず、新システムの導入に対しては、反発や慎重を求める声があがる企業も少なくありません。アーツアンドクラフツの場合、柔軟な企業風土も相まって、システム導入はスムーズに受け入れられました。

画面設計についても、「大手の宿泊予約サイトを使った経験があれば、迷うことなく操作できる」と中村様は語ります。直感的に選択や入力ができるUIのため、初めて利用する社員でも短時間で慣れることができ、導入研修やマニュアル整備に過度なコストをかける必要がなかった点も大きな利点でした。

同社は若手社員が多く、多くの社員がプライベートの旅行でもさまざまな予約サイトを利用してきた経験があります。こうした背景も、『AI Travel』に対する抵抗感の低さや、自然なサービス理解につながりました。

また、スムーズに社内へ定着していった要因のひとつに、十分な移行期間を設け、事前に丁寧な情報共有を行ったことも挙げられます。具体的には、システム移行のおよそ1ヶ月半前から社内への告知を始め、導入説明会の日程も同時に案内。早い段階で情報を開示することで、現場のスタッフもスケジュールを立てやすく、業務への影響を最小限に抑えられたのです。

さらに、説明会の実施方法にも工夫がありました。当初は1回の開催を予定していたものの、店舗ごとに営業状況が異なり、全員が同時に参加するのは難しいという課題がありました。そこで『AI Travel』のカスタマーサクセス担当の協力を得て、2回に分けて実施。複数の時間帯を設けたことで参加率が高まり、各現場からの質問も拾い上げやすくなったのです。

中村様は「柔軟に対応いただけたことで、社員が安心して新しいシステムに向き合えた」と話し、改めてサポートへの感謝を示しました。

取材の最後に中村様は、「当社のように出張が多いベンチャー企業には特におすすめのシステムです」と力強く語ってくれました。

社員が個別に出張を手配すると立替精算による個人負担が発生し、ガバナンスの面でも課題が残ります。その点、『AI Travel』のような包括的なシステムを導入すれば、こうした問題をまとめて解消可能です。現場の社員だけでなく管理部門の負担も軽減されることから、「弊社のように出張管理の見直しを検討する企業にとって、『AI Travel』は心強い選択肢になるでしょう」と中村様は結びます。